做好時間管理,不如改正工作習慣

讓工作流程達到「最佳化」,大幅減少時間浪費

在《關鍵時刻》(Cut to the Chase)這本新書提供了有用解答。

1. 思考要慢,執行要快。

你真的想要節省時間,「第一次就要做對」是很重要的原則,寧可事前多花點時間,仔細討論,想清楚再動手,即使事後仍需要調整,但也不至於會太過離譜。

2. 再三確認,知道你該做什麼。

如果你一開始就會錯意,不清楚對方要的是什麼,就是在浪費時間做白工。

3. 時間壓力愈大,工作效率愈高。

規畫工作行程表時,不要只是列出該做的工作項目,還要在旁邊寫上預計完成的時間。

4. 工作之前,先把辦公桌清理乾淨。

工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前,請先空出一個乾淨的桌面出來,再把可能需要用到的資料或物品,放在方便拿取的地方。

5. 向外求助,別閉門造車。

新接某個工作或專案,先詢問有經驗的同事或主管,什麼樣的工作方式最有效率,不要浪費時間自己去摸索,以免走錯方向。

平常,也應該多觀察他人不錯的工作習慣,自己多加學習,例如如何整理檔案文件、管理客戶等,這些都是伸手可及、立即可用的方法,應多加利用。

6. 凡事主動,等待只是浪費時間。

每次當有人說「我再打給你」這句話時,就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音,直接拿起電話打給對方,才是明智之舉。

你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人,先詢問他,你是否可以直接聯絡那個人,一方面表示尊重,另一方面又可以節省等待的時間。

7. 改變自己,適應其他人的工作習慣。

要改變別人,不如先改變自己,順應別人的工作方式,讓流程的進行可以更有效率。平常互動時,多觀察對方的工作習慣,或是他最討厭別人有哪些壞習慣,避免自己踩到地雷。

8. 成功也要花時間分析。

我們常要求自己了解犯錯背後的原因,避免下次再犯。但是,你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時,你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因,又能避免可能的錯誤,才能有絕對的把握。

 

避開浪費時間的4大元凶

1. 多做沒有必要的工作。

你之所以覺得時間不夠用,主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。
當然,干擾是無法避免的,總是有緊急事情需要處理,但是你還是可以做一些防範工作。

 

例如,你可以申請2個行動電話號碼一是工作上使用,另外則是與家人或朋友聯絡時使用,就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話,減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣。美國聖路易斯大學傳播學教授佩吉.透納(Paaige Turner)建議,你可以依據不同類別的寄信人,設立不同的帳號,讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動回覆的功能,告訴對方你在哪個時段才會回信,這樣就可以安心地只在某個時段回信,又不會讓對方覺得你工作效率不佳,沒有即時給對方回音。

最後,每天傍晚可以留大約半小時~1小時的時間,用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件,一次就溝通清楚,而不是急著回覆對方,結果來來回回好幾次才搞定,這也是在浪費時間。

 

2. 當濫好人。

你應該要自己設定界線,哪些可以為客戶做、哪些不可以,只要有清楚的原則,客戶也會接受。如果你自己沒有原則,只會讓對方得寸進尺,最後吃虧的還是自己。

 

3. 迷信科技產品。

技產品確實能幫助我們增加效率,但是如果做得太過,也可能讓工作沒效率。

 

4. 重量不重質。

以業務來說,你的工作效率不在於完成多少筆生意,而是應該就你的投入與可得報酬來看。也許今天你只拿到一筆生意,但是帶來的收益可能是過去半年的業績總和。

文章標籤
創作者介紹
創作者 cutevivien 的頭像
cutevivien

Vivien's 幸福窩

cutevivien 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()